町内会の盆まつりが行われた後で、各自反省点や気づきなどを文章化して残そう、という話になった。
盆まつりは町内で最大のイベントなのだが、大きすぎて町内会の運営を行う「評議員会」だけでは実施できない。
町内の別組織と共同で行う形になっている。
なので、評議員各自の担当も、町内会の普段の仕事とはあまり関係がない。
出来る人ができることをやる感じだし、経験がある人はまた同じ仕事をすることが多い。
しかし、それでは仕事が属人的になってしまう。
作業の流れや反省点、気づいた点などを文章として提出してもらい、総務部の方でまとめて「マニュアル化」することで、はじめての人でも作業ができるようにしよう、という提案だった。
なるほど。良い機会なので、喜んで文章を作成した。
僕は盆踊りの際には、音響と華掛け印刷を受け持っている。
この仕事が、属人的の極み。以前受け持っていた方から直接教わり、今は僕がやっているが他にできそうな人がいない。
それぞれパソコンを使って作業している、という時点で、できない人が多いのだ。
と言っても、大したことはやってない。
音響は、盆踊り曲を MP3 化したファイルが沢山あって、流したいときにダブルクリックするだけだ。
その PC から繋げた音響機器のセッティングとかの方がややこしいのだが、これはパソコン知識とは別のもの。
華掛け印刷…華とは寄付金の事。寄付をくださった方の名前を、感謝を込めて掲示する。
これの印刷というのは、まぁ、ワープロで名前を入れて印刷する、という程度のものだ。
縦書きで名前を書きやすいように、あて名書きソフトを流用している。はがきよりはるかに大きく印刷したいので、プリンタドライバの段階で 200% 引き延ばしを行っている、などノウハウはある。
でも、ワープロ使えればできる程度の話。
その場にPC とプリンタを持って行って、普段 WiFi 経由で使用しているプリンタをアドホックモードで接続する、などの方が知識が必要だけど。
さてさて。
町内会で持っている音響機器の設置方法から、そのダイヤルの意味や設定方法、周辺の機器接続などまで、詳細にまとめた。
「気づき」というようなレベルを超え、最初からマニュアルを作るつもりで記述。
後で総務部の人が「マニュアル化」作業の際に、必要であれば元データを参照できるように、google doc で作成して、ドキュメント内に共有 URL と、それを QR コード化したものも入れておいた。
全13ページの大作になった。
華掛け印刷の方は、それほど書くことがない。こちらは３ページだけ。
文章化してまとめることで、自分がいつも「なんとなく」やっていることを、改めて洗い出すことができた。
毎年試行錯誤から始まっちゃう音量調整なども、論理的に書いて残したので来年参照できるだろう。
話はこれで終わらない。
普段、町内会の中では僕は福祉厚生担当で、ちょうど敬老の日のお祝品の配布が済んだところだった。
これ、半年かかる大仕事なんだ。
前任者がやるべきことのリストを A4 １枚の紙にまとめてくれていて、５月にはこれをやらないといけない、６月にはこれをやらないといけない…と、順にできるようにしてくれていた。
でも、一部は古いやり方になっていたし、作業内容が分かっている前提のメモに近いものだったので、やはり作業が属人的になっていた。
よし、頼まれていないがこれもマニュアル化しよう。
…というわけで、また９ページのマニュアルが出来上がった。
前任者のやり方から改良した点なども細かく説明したし、一応これを読めば一通りの作業はできる…つもり。
まぁ、わからないことは自分に聞いてもらう、程度のものだけど。
今まで、前任者が A4 １枚のメモにまとめていたので、この形式を守ったまま内容をアップデートしないと…と、頭のどこかで固定観念があったのだ。
思い切って自分で１から作った方が、自分としてはやりやすかった。自由にできるんだから、当たり前だよな。
（A4 １枚のメモで過不足なくすべてを入れてある、というのは前任者の「まとめる力」がすごいところ。仕様概要などを端的にまとめるのが上手な、元システムエンジニアの方だ。
しかし、僕にその力はない。短くまとめるより、詳細を説明する方が性に合っているのだ）
さて、次は「ご出生お祝い会」の開催方法についてもマニュアルをまとめよう、と思っている。
これも福祉厚生の仕事で、前任者の意向はあったとはいえ、僕が始めて、試行錯誤しながら形式を作り上げてきたもの。
属人的の極みで、現状僕しか出来ない。しかし正直なところ負担になっていて、誰かが代わりにやってくれればありがたいんだよね。
小さな子と遊ぶのは好きだから、開催日に参加するのは喜んでやるのだけど、準備は丸投げできれば有難い。
あと、もう少しすると、隣の町内会と合同の「市民運動会」がある。
毎年招集係のチーフをやっているのだが、このやり方も僕の属人的な作業になりつつあるので、今年の運動会が終わったら、細かなことを忘れないうちにマニュアルまとめておこう…
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